Jika Anda telah menggunakan jam dalam perangkat lunak untuk waktu yang lama, saya yakin Anda telah memperhatikannya memiliki banyak kegunaan berharga lainnya selain membuat proses penggajian lebih efisien dan meminta pertanggungjawaban karyawan per jam atas waktu mereka bekerja. Ini mungkin termasuk fitur-fitur seperti pesan bawaan, manajemen ketidakhadiran, dan waktu pelacakan yang dihabiskan untuk pekerjaan atau proyek yang berbeda. Fitur-fitur lain inilah yang membuat jam dalam perangkat lunak menjadi alat yang berharga bagi pekerja bergaji Anda juga. Berikut adalah lima alasan mengapa karyawan yang digaji menggunakan sistem jam waktu Anda.
Ganti papan masuk/keluar manual Anda
Ini mungkin alasan paling kuat untuk menggunakan jam komputer Anda dalam perangkat lunak untuk karyawan cara menghitung gaji harian . Jam Anda dalam perangkat lunak sudah akan melacak saat orang masuk, istirahat, keluar untuk makan siang, atau pergi untuk hari itu. Jika Anda melacak tugas, pekerjaan, atau lokasi, Anda juga akan tahu apa yang sedang dikerjakan orang atau di mana mereka berada. Ini semua terjadi sebagai produk sampingan dari pelacakan waktu karyawan reguler Anda. Berikut adalah beberapa manfaat dari memiliki pekerja bergaji Anda menggunakan papan masuk/keluar juga:
- Kenyamanan – tidak ada lagi papan dinding atau magnet yang harus diperbarui untuk melihat siapa yang masuk dan siapa yang keluar
- Efisiensi – kurangi waktu ‘ditahan’ karena panggilan telepon dialihkan lebih cepat ketika Anda tahu di mana orang-orang berada
- Kesiapsiagaan darurat – jalankan laporan status untuk mendapatkan daftar instan siapa yang mungkin masih berada di gedung
- Manajemen pekerja – pantau karyawan secara real-time dengan status sekilas
- Murah – tidak perlu membeli atau memelihara perangkat lunak in/out board yang terpisah
Ini menjadikan jam Anda dalam perangkat lunak alat yang hebat bagi resepsionis dan pusat panggilan untuk mengetahui kapan dan di mana mengarahkan panggilan masuk atau pengunjung.
Tingkatkan komunikasi kantor
Modul pesan internal berfungsi tepat di samping papan status masuk/keluar dan berfungsi seperti sistem email mandiri yang sederhana. Baik karyawan per jam maupun yang digaji dapat menggunakan pesan untuk memberi tahu manajer tentang janji atau meminta hari libur. Manajer dapat berkomunikasi langsung dengan pekerja atau menyiarkan pemberitahuan rapat atau informasi perusahaan lainnya. Jika Anda menginginkan cara mudah untuk mengatur bisnis Anda dan meningkatkan komunikasi kantor dengan menggunakan teknologi yang sudah Anda miliki, gunakan modul pesan yang sudah menjadi bagian dari sistem jam waktu Anda di semua jam waktu komputer karyawan.
Melacak tersedia dan sisa jam liburan
Pelacakan cuti yang masih harus dibayar dan digunakan bisa menjadi pekerjaan padat karya. Jika Anda sudah menggunakan sistem jam waktu karyawan Anda untuk melacak waktu liburan dan sakit untuk karyawan per jam, mengapa tidak melakukan hal yang sama untuk karyawan tetap Anda? Ini pasti mengalahkan menggunakan spreadsheet terpisah hanya untuk melacak PTO dan menghilangkan ketidaknyamanan karena harus mencari sisa saldo cuti setiap kali seorang karyawan ingin mengambil cuti. Jam Anda dalam perangkat lunak harus memungkinkan Anda untuk melacak semua jenis absen, termasuk liburan, liburan, waktu sakit, dan waktu istirahat pribadi, baik yang dibayar maupun yang tidak dibayar.
Waktu istirahat biasanya diperoleh dengan dua cara berbeda. Penghargaan tahunan pada dasarnya adalah sejumlah uang yang disetorkan ke rekening cuti karyawan pada awal tahun tunjangan, yang berarti saldo penuh segera tersedia untuk digunakan. Dengan penghargaan yang diperhitungkan, karyawan harus benar-benar bekerja berjam-jam sebelum jam cuti bertambah dan tersedia untuk digunakan. Ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan penghargaan cuti berdasarkan aturan manfaat Anda dan untuk masa kerja yang berbeda. Jika karyawan Anda yang digaji tidak akan menggunakan jam waktu untuk melacak waktu mereka, kemungkinan besar Anda hanya dapat memperoleh tunjangan cuti mereka sebagai penghargaan tahunan.
Menagih klien secara akurat untuk jam kerja
Salah satu alasan yang lebih umum bahwa pekerja bergaji menggunakan jam karyawan dalam perangkat lunak adalah agar jam kerja mereka dapat dicatat secara akurat terhadap pekerjaan tertentu untuk klien penagihan dan pelanggan. Karena laporan jam waktu Anda harus dapat meringkas waktu berdasarkan aktivitas atau departemen, Anda dapat menjalankan laporan status untuk memastikan Anda tetap berada dalam anggaran proyek sebelum proyek berakhir. Total jam kerja Anda sekarang dapat dengan mudah dimasukkan ke dalam faktur atau perangkat lunak akuntansi untuk penagihan tenaga kerja Anda yang akurat dan tepat waktu. Catatan kartu waktu dapat ditambahkan ke jam klien untuk menjelaskan detail pekerjaan atau status pelacakan proyek. Kunci untuk melacak jam kerja secara akurat adalah mencatat aktivitas baru saat terjadi, jadi pastikan setiap karyawan Anda memiliki akses mudah ke komputer jam untuk mencatat waktu mereka.
Mengelola biaya tenaga kerja
Terkait erat dengan penagihan klien adalah mengelola biaya tenaga kerja. Dengan memasukkan informasi upah karyawan pada laporan, kartu waktu dapat diringkas untuk memberi Anda jam kerja dan biaya dolar untuk aktivitas, tugas, pekerjaan, atau departemen apa pun. Ini akan dengan cepat menunjukkan kepada Anda jam dan biaya tenaga kerja aktual per pekerjaan, memungkinkan Anda untuk melacak perubahan biaya tenaga kerja dari pekerjaan ke pekerjaan, atau pekerjaan yang sama untuk jangka waktu tertentu.
Saya harap saya telah meyakinkan Anda bahwa memiliki karyawan bergaji menggunakan jam Anda dalam perangkat lunak pasti dapat meningkatkan efisiensi kantor, dan bahkan mungkin menghemat sedikit uang di sepanjang jalan.
Baca juga: Lelah Ditolak Perusahaan? Ikuti 4 Tips Ini sehingga Kamu Diterima Kerja